V dnešní době, kdy se stále více přechází na elektronickou formu dokumentace, se často řeší otázka, zda faktury s DPH musí být podepsané. Digitalizace přináší řadu výhod, jako je snížení spotřeby papíru a rychlejší oběh dokumentů, ale je tento trend v souladu s platnými předpisy? Pojďme si to objasnit.
Co musí faktura s DPH obsahovat?
Faktura je oficiální doklad potvrzující uskutečnění prodeje zboží nebo poskytnutí služby. Povinnost vystavit fakturu má každý podnikatel nebo firma, která tyto služby či zboží poskytuje. Moderní fakturační programy usnadňují celý proces a zajistí, že na faktuře nebudou chybět důležité údaje, mezi které patří:
- unikátní číslo faktury,
- datum vystavení,
- údaje o vystaviteli i příjemci (včetně adres),
- popis zboží nebo služeb (název, množství, cena za jednotku),
- celková hodnota faktury po odečtení slev,
- sazba a výše DPH.
Tyto informace zaručují, že faktura splňuje základní náležitosti a může být správně evidována.
Musí být faktura na DPH podepsaná?
Častou otázkou je, zda je potřeba fakturu podepsat. Podle současné legislativy platné od roku 2004 podpis na faktuře povinný není. Tento krok byl zrušen s ohledem na sladění českých předpisů s pravidly Evropské unie. Takže fakturu můžete vystavit a odeslat elektronicky bez jakéhokoliv fyzického podpisu nebo razítka a stále bude platná.
Kdy může podpis faktury pomoci?
Ačkoliv podpis faktury není zákonnou nutností, existují situace, kdy může mít význam. Pokud by došlo k právnímu sporu mezi dodavatelem a odběratelem, podepsaná faktura může sloužit jako silnější důkaz o uzavření obchodu. V opačném případě může být nutné spor řešit složitějším shromažďováním dalších důkazů a výpovědí.
Proto pokud máte pochybnosti o důvěryhodnosti obchodního partnera, může být podepsaná faktura užitečným způsobem, jak si transakci lépe zajistit.
Jak efektivně vystavit fakturu s DPH?
Pro rychlé a správné vystavení faktur se vyplatí využívat moderní fakturační software. Tyto programy často nabízejí:
- snadné vytvoření různých druhů faktur,
- automatické vyplnění údajů dodavatelů,
- profesionální šablony v několika jazycích a s podporou různých měn,
- možnost odeslat fakturu přímo e-mailem nebo ji vytisknout,
- přehlednou správu stavu faktur a plateb.
Používání takového nástroje výrazně usnadní a zrychlí práci s účetnictvím a pomůže vyhnout se chybám.
